Un Organismo Técnico de Capacitación (OTEC) es una entidad que fue creada por el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (SENCE) que está facultada para ejecutar las siguientes acciones:
- Capacitación para empresas, que da derecho a acceder a la franquicia tributaria de capacitación.
- Capacitación cuyo financiamiento provenga del Fondo Nacional de Capacitación, FONCAP;
- Capacitación cuyo financiamiento provenga de los presupuestos de los organismos públicos para la capacitación de sus funcionarios.
- Participar en los sistemas de postulación a través de licitación pública que ofrece el estado para capacitación.
Pasos para crear una OTEC.
1. Contar con una Oficina Administrativa
La OTEC deberá contar con una oficina administrativa apta e idónea en la región en la cual se solicita la inscripción correspondiente. La entidad postulante podrá tener dicha oficina a cualquier título (Propia, Arrendada, Sub Arrendada, Cedida, etc.).
Se entenderá que es apta e idónea para estos efectos, aquella dependencia que, por una parte, permita otorgar a los usuarios del sistema un buen servicio, y por otra, cuente con los recursos humanos y técnicos necesarios para proporcionar un eficiente cometido.
Para esto deberá cumplir con:
1.1 Separación de Ambiente: La OTEC debe estar ubicada en un espacio físico claramente diferenciado y delimitado respecto de otras personas jurídicas o naturales (pared divisoria). La oficina administrativa no podrá encontrarse ubicada al interior de establecimientos de expendio de bebidas alcohólicas, máquinas tragamonedas y juegos de destreza, de espectáculos, y establecimientos comerciales.
1.2 Individualización: La oficina administrativa deberá contar una señalética que sea visible a los usuarios (Este debe ser a través de un letrero o placa que contenga la razón social o nombre de fantasía de la OTEC, y su horario de atención a público, también puede contener la marca de la certificadora que da el certificado bajo la NCH2728).
1.3 Equipamiento mínimo: La oficina administrativa deberá contar con un mínimo de mobiliario en donde puedan entregar un buen servicio, como: teléfono de red fija con número exclusivo para la OTEC, Un Escritorio, sillas, computador con conexión a Internet e impresora.
1.4 Correo Electrónico Institucional: La OTEC deberá contar con un correo electrónico institucional, es decir, no pueden ser correos electrónicos con extensión @gmail.com, @yahoo.com, @hotmaill o cualquiera por el estilo. Para esto la OTEC deberá contar un dominio registrado en NIC Chile para que tenga extensión .cl, además de contratar algún servicio de HOST para poder alojar la página web y crear los correos electrónicos.
1.5 Recursos Humanos: La OTEC deberá contar con el personal necesario para atender a los distintos usuario dentro de los días y horarios de atención que estipula la OTEC e informa a la dirección Regional, es necesario tener un contrato de trabajo pero puede ser una de las dueña o representante de la OTEC, o sea, no es obligación contratar una persona externa.
¿La oficina puede estar dentro de un Inmueble Habitacional?
La oficina administrativa podrá ubicarse al interior de un inmueble habitacional, siempre que cuente con una entrada independiente al mismo, y que cumpla con disponer de la autorización de la Dirección de Obras Municipales para su funcionamiento, es decir, que la parte del inmueble habitacional cuente con permiso o giro comercial, esto es para que puedan tener patente municipal.
2. Contar con Personalidad Jurídica
Para esto usted podrá formar bajo la nueva modalidad estatal a través del Ministerio de Economía acogida a la ley 20.650, su empresa, debe ingresar al portal www.tuempresaenundia.cl en donde en simples paso puede crear la persona jurídica que necesite (Responsabilidad Ltda., E.I.R.L, Sociedad en Comandita en Acciones, Sociedad Anónima, etc.). Dentro de la constitución de la sociedad, deberá contener:
- Objeto de la Sociedad: El único objeto “Prestación de Servicios de Capacitación”.
- Domicilio: La dirección de la oficina administrativa.
Una
vez constituida la sociedad, el sistema da un link hacia al Servicio de
Impuestos Internos (SII) donde podrá iniciar actividades. Este trámite
se realiza on-line y podrá realizarlo cualquiera de sus socios con su
usuario y clave del SII, una vez dentro, le pedirá el RUT de la empresa,
una vez ingresado el RUT deberá llenar los campos como código de
actividad a realizar, ROL del inmueble (oficina Administrativa), RUT del
propietario del inmueble, etc.
Una vez realizado el inicio de actividades el SII durante el transcurso de un tiempo entregara la cedula del RUT definitivo.
4. Patente Municipal
Para realizar el trámite para sacar la patente municipal, se debe contener los siguientes documentos:
- Informe de Factibilidad de otorgamiento de Patente, informe emitido por el departamento de catastro.
- Acreditar el titulo por el cual se ocupa el inmueble: Escritura de compraventa inscrita en el Conservador de Bienes Raíces; contrato de arriendo; contrato de comodato; autorización de uso ante Notario.
- Personas Jurídicas: Escritura de constitución de sociedad, extracto o protocolización, inscripción en el Conservador de Bienes Raíces y publicación en el Diario Oficial y modificaciones, si las hubiere. En caso de las empresas acogidas a la ley 20.650 (tu empresa en un día) Estatuto de la Sociedad Actualizado, certificado de vigencia.
- Iniciación de Actividades ante SII.
Nota: Estos son los documentos comunes pero dependerá de cada municipalidad.
5. Implementación Norma Chilena 2728
Para información de este punto, dirigirse a mi blog NCH2728
6. Certificación
La empresa certificadora revisara los siguientes puntos que son los más relevantes de la auditoria de certificación
- Implementación del Sistema de Gestión de Calidad
- Manual de Calidad
- Revisión de los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad
- Política de Calidad
- Objetivos de Calidad
- Auditoria Interna
- Revisión Gerencial
7. Entrega del Certificado
Una
vez concluida la auditoria de certificación y levantadas todas las no
conformidades, la certificadora entra a comisión el expediente de la
empresa auditada para proceder a su revisión. Una vez aprobada el
expediente por la comisión, la certificadora informa a la empresa su
plena satisfacción que han cumplido todos los puntos de la norma y hace
mención de la entrega del certificado y uso de la marca comercial de la
certificadora.
8. Documentación para acreditar la sociedad como OTEC ante SENCE
Una vez entregado el certificado se debe acopiar los documentos que solicita SENCE para poder hacer la revisión correspondiente, como por ejemplo: Escritura pública o Constitución de Sociedad, Patente Comercial, RUT de la sociedad, Copia legalizada de Certificado NCH2728, copia de la boleta o factura de la línea telefónica donde este la Razón Social, RUT y Número telefónico de la sociedad, etc. En todo caso esto dependerá de tipo de sociedad de que se trate.
9. SENCE envía Resolución Exenta que aprueba a la sociedad como OTEC.
Después de haber recibido la documentación en las oficinas de SENCE, esta enviará un funcionario a las dependencias de la empresa a ser su inspección de rutina. Después de esto SENCE debería informar a la sociedad mediante vía correo electrónico y por postal de correo la resolución exenta donde da a conocer que la sociedad ya está incorporada en el Registro Nacional OTEC. SENCE tiene un plazo de 42 días para pronunciarse sobre esto.
